Bestuurssecretaresse - Diemen

Stichting Meander-Prokino is een landelijke organisatie voor drie kernactiviteiten: internaten, kinderopvang en jeugdzorg. De activiteiten zijn ondergebracht in drie dochterstichtingen. Meander beheert verspreid over het land internaten en gezinshuizen voor kinderen van ouders met een trekkend bestaan zoals schippers, kermisexploitanten en circusartiesten. Prokino Kinderopvang levert een deskundige bijdrage aan de groei en ontwikkeling van kinderen. Wij doen dat op onze kinderdagverblijven, BSO, peuteropvang en gastouderopvang. Prokino Zorg is er voor kinderen, jongeren en gezinnen die in de knel zitten bij het opgroeien. Samen zorgen we ervoor dat zij weer een stabiele basis krijgen en kunnen meedoen in de samenleving.

Gaat in de rol van bestuurssecretaresse de voorzitter van de raad van bestuur en/of lid raad van bestuur ondersteunen.  Zorgt ervoor dat de raad van bestuur optimaal haar werk kan doen. Je maakt onderdeel uit van het bestuurssecretariaat met aansturing door de bestuurssecretaris.

Concreet betekent dit:

• je biedt ondersteuning aan de voorzitter en/of lid van de raad van bestuur;
• je beheert de agenda’s;
• je ondersteunt bij het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen. Je draagt zorg voor de juiste vergaderstukken, je bent verantwoordelijk voor de verspreiding van de agenda en vergaderstukken en voor het notuleren van de raad van bestuur-vergadering en het opstellen van een actie- en besluitlijst van het managementteam-overleg. In samenspraak met de bestuurssecretaris zorg je voor adequate opvolging van de actiepunten uit deze vergaderingen;
• je verzorgt zelfstandig de correspondentie door het opstellen van brieven en notities. Je hebt aan enkele steekwoorden genoeg om dit tot een goed resultaat te brengen;
• je zorgt ervoor dat te ondertekenen documenten voor de raad van bestuur digitaal worden klaargezet;
• je coördineert en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken met in- en externe relaties;
• in samenspraak met de bestuurssecretaris ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en uitwerking van de overall Meander-Prokino jaar cyclus.

Als ‘spin in het web’ behoren de standaard secretariële zaken tot jouw takenpakket, denk aan agendabeheer, e-mail afhandeling, organiseren van bezoeken, etc. Vanzelfsprekend vind je het leuk om diverse werkzaamheden naar je toe te trekken. Kortom, een uitdagende rol voor een betrokken secretaresse op bestuurlijk niveau in een menselijke organisatie die haar hoofd koel weet te houden.

Bent een ervaren, energieke en servicegerichte secretaresse die graag meedoet en -denkt, proactief is en stevig in zijn/haar schoenen staat. Je begrijpt wat er speelt op bestuurlijk en toezichthoudend niveau.

• je bent een energieke en doortastende persoonlijkheid, communicatief sterk en hebt gevoel voor hiërarchische verhoudingen;
• je bent een kei in het notuleren;
• je bent gewend hard te werken met een hoge mate van nauwkeurigheid en hebt aandacht voor detail;
• je bent flexibel en kunt snel inspelen op veranderingen in nieuwe en hectische situaties;
• hierin ben je niet bang om de touwtjes in handen te nemen, je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• je bent 5 dagen per week beschikbaar voor 36 uur en bent in de mogelijkheid om alle dagen op ons kantoor aanwezig te zijn in Diemen.

• een veelzijdige en verantwoordelijke functie als bestuurssecretaresse (36 uur per week) voor de periode van juni tot en met december 2024;
• een goede werksfeer, collegialiteit en ruimte voor eigen inbreng;
• een werklocatie in een nieuw flex kantoor in Diemen dat goed bereikbaar is met de auto en het OV;
• een laptop en mobiele telefoon worden door de werkgever verstrekt.

Herken je jezelf in bovenstaande tekst en ben je enthousiast? Reageer dan direct! Mail jouw motivatie en cv naar Petra Overdevest (p.overdevest@prokino.nl) of gebruik de sollicitatieknop om jouw profiel en motivatie te uploaden.

Na het uploaden van je cv en korte motivatiebrief kijken we of ook wij een match zien. Als dat het geval is, dan nodigen we je zo snel mogelijk uit voor een kennismakingsgesprek.

Heb je vragen? Mail ze gerust of stuur een appje naar Petra (0682244795). Wie weet zien we jou dan binnenkort tijdens het kennismakingsgesprek op ons kantoor in Diemen.